Déclaration de confidentialité de Physiotec – Programme d’exercices à domicile

Chez Physiotec, nous sommes conscients des obligations qui nous incombent en matière de confidentialité et de celles de nos clients. Dans cette déclaration de confidentialité, nous divulguons des informations sur la manière dont nous traitons les données personnelles.

Si vous avez d’autres questions ou préoccupations concernant la protection des données personnelles, veuillez contacter notre VP Produit.

La présente déclaration de confidentialité explique comment Physiotec traite les données personnelles que nous recueillons auprès de vous. Il existe différentes situations dans lesquelles Physiotec peut obtenir des informations personnelles :

• A. vous êtes un utilisateur de notre site web
• B. vous êtes un client/titulaire de licence de notre logiciel d’exercices de physiothérapie
• C. vous êtes un utilisateur de notre logiciel d’exercices de physiothérapie
• D. vous contactez notre personnel d’assistance par e-mail ou par téléphone.

Pour chacune de ces situations, la présente déclaration de confidentialité répond aux questions suivantes :

• Quelles sont les données que nous conservons ?
• Comment acquérons-nous vos données ?
• Comment utilisons-nous vos données ?
• Comment conservons-nous vos données ?
• Quels sont vos droits en matière de protection des données ?
• Comment pouvez-vous nous contacter ?
• Comment pouvez-vous contacter les autorités compétentes en matière de protection de la vie privée ?

A. Vous êtes un utilisateur de notre site web

Cette section explique le traitement par Physiotec de vos données personnelles au cas où vous interagissez avec nous via notre site web, plutôt qu’en vous connectant en tant qu’utilisateur existant.

Notre site web ne vous fournit pas seulement des informations sur Physiotec et ses produits et services. Nos visiteurs en ligne peuvent également interagir avec nous, demander des informations ou déposer une plainte, s’inscrire pour un essai gratuit de notre logiciel ou obtenir un accès en tant qu’étudiant.

Messages, demandes et plaintes

Si vous nous envoyez un message, une demande ou une plainte via les formulaires de contact de notre site web, nous vous demandons de fournir certaines informations afin de pouvoir vous répondre rapidement, en temps opportun et de manière personnalisée. Nous conservons les données personnelles suivantes :

• votre nom et prénom
• l’entreprise que vous représentez
• votre adresse électronique
• votre numéro de téléphone
• votre pays
• le message que vous nous envoyez (dans un champ de texte libre)

Nous conservons ces données dans notre système de gestion de la relation client (CRM) basé sur le cloud computing afin de pouvoir assurer le suivi de votre message et de vous accompagner efficacement dans le cas d’une communication supplémentaire. Nous détenons ces données pendant 3 ans après la fin de votre communication initiale.

Demande d’essai gratuit ou d’accès étudiant

Si vous demandez un essai gratuit de notre logiciel ou si vous demandez une licence d’étudiant, nous vous demandons de fournir des informations afin de pouvoir évaluer et traiter votre demande. Nous conservons les données personnelles suivantes :

• votre nom et prénom
• l’entreprise que vous représentez
• si vous êtes un professionnel ou un patient (en cas d’essai gratuit)
• le nom de votre établissement scolaire (en cas d’accès étudiant)
• votre adresse e-mail
• votre numéro de téléphone
• votre pays
• toute donnée personnelle contenue dans le message que vous nous envoyez (texte libre) (en cas d’essai gratuit)

Nous conservons ces données dans notre système CRM basé sur le cloud computing afin de pouvoir vérifier si vous êtes éligible pour une licence d’essai ou d’étudiant de notre logiciel et de vous fournir un compte personnel. Lorsque vous devenez client à l’issue de vos expériences d’essai, nous conservons vos données pour la durée de la licence. Si vous décidez de ne pas acquérir notre programme d’exercices à domicile, nous conserverons vos données afin de pouvoir vous informer des développements pertinents concernant notre programme d’exercices à domicile, à moins que vous nous le stipuliez différemment.

B. Vous êtes un client/titulaire de licence de notre logiciel d’exercices de physiothérapie.

Cette section explique le traitement par Physiotec de vos données personnelles si vous êtes un client existant de Physiotec et un titulaire de licence de notre logiciel d’exercices de physiothérapie. Dans ce cas, nous pourrions obtenir des données personnelles lorsque vous contactez notre service clientèle/support par e-mail ou par téléphone ou par des outils tiers que Physiotec utilise à des fins de contact et de facturation.

Nous collectons les données personnelles suivantes :

• votre nom et prénom
• l’entreprise que vous représentez
• votre adresse électronique
• votre adresse physique
• votre numéro de téléphone
• votre pays
• les informations relatives au paiement (p. ex. carte de crédit, coordonnées bancaires, coordonnées du compte PayPal)
• toute donnée personnelle contenue dans le(s) message(s) que vous nous envoyez

Si vous décidez d’autoriser des utilisateurs supplémentaires à accéder à votre licence Physiotec, vous pouvez choisir d’ajouter des informations personnelles sur le nouvel utilisateur ou demander qu’un utilisateur soit ajouté en fournissant des informations personnelles au personnel d’assistance de Physiotec. Contrôlées par une interface utilisateur, ces informations seront limitées au nom, à l’adresse électronique, au numéro de téléphone et au lieu de travail de l’utilisateur supplémentaire.

Nous traitons ces données pour être en mesure de respecter notre accord avec vous en tant que titulaire de licence et pour définir les comptes d’utilisateur comme en a été faite votre demande. Nous conservons ces informations pendant toute la durée de votre licence.

C. Vous êtes un utilisateur de notre logiciel d’exercices de physiothérapie

Cette section explique le traitement par Physiotec de vos données personnelles si vous utilisez notre logiciel d’exercices de physiothérapie en tant que client ou titulaire de l’une de nos licences. Pour commencer, nous précisons que nous ne procédons pas au traitement des données personnelles que sur instruction de nos titulaires de licences, qui sont des établissements de soins de santé, des professionnels de la santé ou tout type de cabinet. Ils déterminent l’objectif et les moyens du traitement et sont les collecteurs principaux de vos données personnelles. Physiotec développe, fournit et entretient le logiciel d’exercices de physiothérapie et héberge les données d’exercice, y compris vos données personnelles. Veuillez également vous référer aux déclarations de confidentialité de l’institution ou du cabinet qui vous a fourni l’accès à notre logiciel (nos titulaires de licences).

Quelles sont les données que nous conservons ?

Si vous utilisez notre programme d’exercices à domicile par l’intermédiaire d’un de nos titulaires de licence, Physiotec conserve les données personnelles suivantes :

• Les informations d’identification personnelle (nom, adresse électronique, numéro de téléphone)
• Le nom et l’adresse électronique de votre professionnel de santé
• L’établissement de soins de santé où vous êtes inscrit en tant que patient
• Votre programme d’exercices
• Les données relatives à l’avancement de votre programme d’exercices (que vous saisissez dans l’application en tant qu’utilisateur)
• Toute autre donnée personnelle incluse dans des documents, des photos ou des vidéos que vous ou votre professionnel de santé décidez de télécharger sur votre compte.

Le logiciel d’exercices de physiothérapie offre la possibilité d’anonymiser vos données personnelles. Notre titulaire de licence est libre de choisir d’activer ou non cette option. Veuillez contacter votre professionnel de santé pour plus d’informations.

Comment acquérons-nous vos données ?

Le programme d’exercices à domicile est conçu pour que vous et votre professionnel de santé puissiez convenir d’un programme d’exercices personnalisé et suivre les progrès réalisés. En utilisant notre logiciel, vous fournissez à votre professionnel de santé des informations pour le soutien au traitement. Nous acquérons des données personnelles lorsque :

• Votre professionnel de santé crée un compte utilisateur pour vous dans notre logiciel et saisit vos données personnelles
• Votre professionnel de santé met à jour votre compte (par exemple, adresse électronique, numéro de téléphone) ou vous fournissez/saisissez des informations sur vos progrès
• Votre professionnel de santé sauvegarde des documents, des photos ou des vidéos contenant des informations personnelles sur votre compte
• Vous téléchargez des documents, des photos ou des vidéos contenant des informations personnelles sur votre compte

Comment utilisons-nous vos données ?

Physiotec procède au traitement de vos données afin que nous puissions :

• Vous permettre d’utiliser notre logiciel et de gérer votre compte.
• Vous permettre d’enregistrer les informations relatives à vos progrès dans votre compte.
• Vous permettre, ainsi qu’à votre professionnel de santé, d’établir une approche personnalisée d’exercice et de traitement et de suivre les progrès.
• Fournir nos services comme convenu avec nos titulaires de licences.

Physiotec n’utilise pas vos données personnelles pour toute autre raison.

Physiotec ne partage pas vos données personnelles avec d’autres tiers, à l’exception de :

a. les sous-traitants que nous avons engagés pour assurer l’utilisation de notre logiciel et le sauvegarde des données :

• AWS
• Google Cloud
• Système de réservation en ligne Calendly

Physiotec a mis en place des accords de protection des données avec ces prestataires.

b. les agents locaux avec lesquels nous pouvons partager les données de contact de votre organisme afin de pouvoir vous contacter.

Nous avons mis en place des accords formels avec ces agents.

Si votre établissement de soins de santé décide d’utiliser Physiotec dans le cadre de son système de dossiers médicaux électroniques (DME), il est possible que certaines données personnelles (p. ex. le PDF d’un programme d’exercices portant votre nom) soient conservées dans ce système en tant que partie intégrante de votre dossier médical. Veuillez également vous reporter à la déclaration de confidentialité du logiciel DME de votre établissement de soins de santé.

Comment procédons-nous au traitement et à la sauvegarde de vos données ?

Si vous êtes un titulaire de licence au Royaume-Uni, les données des patients (voir C) sont stockées dans un centre de données AWS au Royaume-Uni. Les IPP des titulaires de licence (voir B) sont stockées dans un centre de données AWS au Canada.

Si vous êtes un titulaire de licence dans l’Espace économique européen, les données des patients (voir C) sont stockées dans un centre de données AWS en Allemagne. Les IPP des titulaires de licence (voir B) sont stockées dans un centre de données AWS au Canada.

Si vous êtes titulaire d’une licence en Australie, les données des patients (voir C) et les IPP des titulaires de licence (voir B) sont stockées dans un centre de données AWS au Canada.

Si vous êtes titulaire d’une licence au Canada, les données des patients (voir C) et les IPP des titulaires de licence (voir B) et les données sont stockées dans un centre de données AWS au Canada.

Si vous êtes client d’un établissement de soins de santé en Amérique du Nord ou dans tout autre pays ne figurant pas spécifiquement dans la liste ci-dessus, les données des patients (voir C) sont stockées dans un centre de données AWS en Ohio, aux États-Unis. Les IPP des titulaires de licence (voir B) sont stockées dans un centre de données AWS au Canada.

Pour des raisons d’assistance ou de dépannage, le personnel de Physiotec au Canada peut accéder à vos données dans le programme d’exercices à domicile. Le personnel de Physiotec en Europe est limité à l’accès aux licences contenant des informations personnelles de clients européens uniquement. Tout notre personnel est tenu à la confidentialité et à la non-divulgation.

Physiotec conserve vos données personnelles pendant une période déterminée en fonction des instructions de nos titulaires de licence. Nous procédons à la suppression de vos données dès que notre titulaire de licence nous l’a confirmé expressément.

D. Vous contactez notre équipe d’assistance par e-mail ou par téléphone

Si vous nous contactez par téléphone ou par e-mail, vous serez pris en charge par notre personnel d’assistance. Selon la nature de votre message ou de votre demande, il vous sera demandé de fournir les informations dont nous avons besoin pour vous apporter un soutien optimal. Ces données peuvent concerner (sans s’y limiter) :

• votre nom et prénom
• l’entreprise que vous représentez
• le cabinet où vous êtes traité (le cas échéant)
• votre adresse électronique
• votre numéro de téléphone
• votre pays
• les détails de votre demande/question

Les informations qui vous sont demandées servent uniquement à vous fournir une meilleure assistance. Nous sauvegardons ces informations dans notre système CRM basé sur le cloud computing et nous les conservons pendant un an après le traitement de votre demande. Si vous êtes un client existant, nous conservons ces informations pendant la durée du contrat de licence.

Comment les données personnelles sont-elles sécurisées ?

Physiotec procède au traitement de vos données en toute sécurité. Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations que nous conservons.

Notre personnel a été formé à des principes solides de protection de la vie privée, et nous avons pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les informations de nos clients. Nous prenons les questions de confidentialité au sérieux et maintenons des pratiques solides en matière de sécurité des données et de protection de la vie privée. Tous les employés ont signé des accords de confidentialité et de non-divulgation.

Nous veillons à ce que vos données soient conservées sur les serveurs de partenaires de confiance situés au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni ou dans l’UE. Nous sommes basés au Canada et nous nous conformons aux lois fédérales et provinciales sur la protection de la vie privée (notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ainsi qu’au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et au UK-GDPR qui sont applicables à nos clients de l’Espace économique européen et du Royaume-Uni respectivement.

Quels sont vos droits en matière de protection des données ?

Physiotec veut s’assurer que vous êtes pleinement conscient de tous vos droits en matière de protection des données.

Dans les situations B et C mentionnées ci-dessus, Physiotec agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel. Si vous souhaitez exercer l’un des droits mentionnés ci-dessous, veuillez contacter l’établissement de soins de santé, les professionnels de santé ou le cabinet de santé (nos titulaires de licences) qui vous ont fourni l’accès à notre logiciel. En tant que responsable du traitement de vos données personnelles, ils constituent votre premier point de contact et s’engagent à répondre à votre demande. Suivant l’instruction de l’institution, Physiotec vous aide à traiter votre demande.

Dans les situations A et C, Physiotec est le responsable du traitement de vos données personnelles et, en tant que tel, il est tenu de traiter votre demande de manière adéquate si vous exercez vos droits de personne concernée. Vous pouvez contacter notre service d’assistance pour vous aider dans cette démarche.

Chaque personne concernée (la personne à laquelle appartiennent les données personnelles) a le droit de bénéficier des éléments suivants :

Droit d’accès– Vous avez le droit de demander au responsable du traitement des copies de vos données personnelles.

Droit de rectification– Vous avez le droit de demander au responsable du traitement de corriger toute information que vous jugez inexacte. Vous avez également le droit de demander au responsable du traitement de compléter les informations qui, selon vous, sont incomplètes.

Droit à l’effacement– Vous avez le droit de demander au responsable du traitement d’effacer vos données personnelles, sous certaines conditions.

droit de restreindre le traitement– Vous avez le droit de demander au responsable du traitement de restreindre le traitement de vos données personnelles, sous certaines conditions.

Droit de s’opposer au traitement– Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par le responsable du traitement, sous certaines conditions.

Droit à la portabilité des données– Vous avez le droit de demander au responsable du traitement de transférer les données que nous avons collectées à un autre organisme, ou directement à vous, sous certaines conditions.

Cookies

Nous utilisons des cookies pour rendre votre visite de notre site web attrayante et permettre l’utilisation de certaines fonctions.

Qu’est-ce que sont les Cookies ?

Les cookies sont de minuscules fichiers texte qui sont placés et stockés sur votre appareil lorsque vous visitez notre site web. Le site web de Physiotec utilise les types de cookies suivants :

• Cookies de fonctionnement
• Cookies de marketing
• Cookies de mesure

Les cookies de fonctionnement sont nécessaires au bon fonctionnement du site web au cours de votre session. Nous utilisons des cookies de marketing pour pouvoir vous fournir des messages et des offres de services. Les cookies de mesure sont utilisés pour obtenir des statistiques et des informations quantitatives concernant l’utilisation de notre site web et pour améliorer ensuite l’expérience utilisateur sur la base de ces données.

À l’exception des cookies de fonctionnement, tous les cookies requièrent votre consentement préalable. Vous pouvez donner ou refuser votre consentement (‘opt-in’) dans la bannière de cookies qui s’affiche en visitant notre site pour la première fois. Après ce choix initial, vous pouvez modifier vos préférences à tout moment dans notre système de gestion du consentement aux cookies. Vous y trouverez également des informations plus détaillées sur :

• les cookies que Physiotec utilise et (le cas échéant) les tiers concernés
• quels cookies nécessitent votre consentement et comment donner ou révoquer votre consentement
• La finalité des cookies
• La durée de conservation des cookies

Vous pouvez également configurer les paramètres de votre navigateur en fonction de vos préférences et, à titre d’exemple, refuser d’accepter les cookies de tiers ou tous les cookies. Veuillez noter que vous ne pouvez probablement pas utiliser toutes les fonctions de ce site web si vous choisissez de refuser certains cookies.

Liens vers les réseaux sociaux et vers d’autres sites web

Notre site web utilise des ’boutons’ pour se connecter aux réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest). En cliquant sur ces boutons, vous serez redirigé vers la page de Physiotec sur le réseau social en question. Ces boutons, dont le code a été développé par les sociétés de réseaux sociaux, peuvent placer des cookies tiers. Pour plus d’informations sur ces cookies, veuillez vous référer aux politiques de confidentialité du réseau social en question.

À des fins d’information, notre site web peut contenir des liens vers des sites web de tiers. Nous n’avons aucune influence sur la manière dont le propriétaire de ces sites procède au traitement de vos données, si vous y laissez des informations personnelles. Pour plus d’informations, nous vous renvoyons à la politique de confidentialité de l’organisme en question.

Changement

Cette déclaration de confidentialité est susceptible d’être modifiée. Veuillez consulter régulièrement notre site web pour obtenir la dernière version.

Comment nous contacter

Si vous avez des questions, des suggestions ou des préoccupations concernant la protection de vos données personnelles, veuillez contacter notre VP Produit:

Sylvain St-Germain
VP Produit
dpo@physiotec.org

Comment contacter les autorités compétentes

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection de vos données personnelles, vous pouvez également vous adresser aux autorités de surveillance nationales telles que le Commissariat à la protection de la vie privée (Canada) ou l’Information Commissioner’s Office (ICO) au Royaume-Uni.